Tarea 5

Anteproyecto

Nombre del Proyecto
Program Boarding Creator (PBCreator)


Empresa cliente
INTERLINGUA VERACRUZ


Ubicación
Médico Militar s/n Interior Mega Comercial
Fracc. Costa Verde
Boca del Río, Veracruz
Tel. 9 21 24 72


Organigrama


Antecedentes de la empresa
INTERLINGUA es una empresa con 38 años de experiencia en el mercado mexicano dedicada a la capacitación y enseñanza del idioma inglés.
Durante este tiempo se ha mantenido como líder en su categoría, ya que el método de enseñanza es efectivo, sólido y funcional.
La sucursal INTERLINGUA Veracruz, fue creada en Febrero del 2008 y cuenta con 15 teachers y un promedio de 180 alumnos inscritos cada mes.

Definición del problema
En Interlingua, existen diferentes tipos de cursos, de los cuales destacan los cursos Semintensivos que son los que regulan las fechas de los demás. Cada 3 semanas y 3 días, comienzan éstos cursos, a los cuales se les debe asignan dos teachers, también se tienen que programar los horarios y los niveles que se impartirán.
La problemática observada, es que cada vez que comienzan los cursos, existen dificultades para crear el programa y se cambian constantemente los teachers durante la primera semana. Todo esto ha causado molestia entre los alumnos, así como entre los teachers, ya que estos últimos no tienen la certeza de que nivel impartirán o a cuál será su horario, impidiéndoles programar sus actividades personales.
Otra problema que se presenta, es que al realizar manualmente el programa, se pueden presentar errores como asignación de niveles equivocados, o que se agreguen grupos inexistentes.

Propuesta de Solución al problema
La solución propuesta a dicho problema, es la creación de un sistema generador de programas, que cuente con una base de datos de los cursos en proceso, para que se actualicen los niveles a los que van avanzando los alumnos, así como un módulo de altas, dónde se puedan crear nuevos grupos, y uno de bajas, para los grupos que se crean.
En cada comienzo de curso, se asignaran los grupos a los diferentes horarios, así como los teachers que impartirán los diferentes niveles en los grupos. Tomando en consideración su disponibilidad de horario y los niveles que están facultados para impartir.

Justificación
La aplicación PBCreator tiene como finalidad solucionar la problemática presentada, la cual es la falta de organización en la programación del los cursos, la cual cambia cada 3 semanas y 3 días para los cursos semintensivos y cada mes para los sabatinos.
Esta organización se refiere a la automatización de la creación del programa, tomando en cuenta los grupos existentes en cada horario, los nuevos grupos, así como las restricciones de los Teachers, como son la disponibilidad de horario, los niveles que pueden impartir y la imposibilidad de impartir el mismo grupo diariamente.
Lo que se desea evitar, son errores con los niveles impartidos en cada horario, la asignación errónea de los Teachers a un determinado grupo.

Objetivos

Objetivo general
Desarrollar e implementar una aplicación que elabore el programa del horario de los cursos, tomando en cuenta la cantidad de grupos por curso, los niveles que se impartirán y los Teaches asignados a cada uno de ellos.

Objetivos específicos
-Asignar Teachers a cada grupo dependiendo del nivel que puedan impartir y la disponibilidad de cada uno de ellos.
-Crear nuevos grupos y eliminar los que sean cancelados.
-Definir el horario de los grupos y el nivel que se impartirá.

Metas/Entregables
El proyecto consiste en un sistema generador de programas (PBCreator) que cuente con una interfaz amigable para el usuario y que genere los programas de cada curso cuando sean necesarios. En este caso, cada 3 semanas y 3 dias. También contará con un módulo de alta de grupos y uno de baja de grupos.

Área de la empresa involucrada.
La única función involucrada en el sistema es la de elaboración de programas por curso, tomando en cuenta las variables o restricciones con las que opera la empresa. Los puestos involucrados serían el Director y los Teachers Encargados, como se muestra en el organigrama presentado anteriormente.

Alcances
I. Aplicación programada en un lenguaje libre.
II. Contará con una base de datos propia, gestionada en software libre.
III. Creará el programa de grupos niveles y teachers que existirán en cada horario.
IV. Contará con un mecanismo de seguridad mediante la asignación de contraseñas.

Limitaciones
I. No se encontrará en plataforma Web.
II. Solamente será instalado en 1 computadora.

Factibilidad Económica
Costos estimados
Análisis del Sistema
Transporte: $12 x 2 = $24 por 10 visitas = $240
Total: $240

Análisis de Requerimientos
Transporte: $12 x 2 = $24 por 10 visitas = $240
Entrevistas y Documentación: papelería $100
Costo horas-hombre: $ 50 x 5hrs = $250 por 2 personas = $500
Total: $840

Diseño
Costo horas-hombre 50 x 20hrs = $1000
Energía eléctrica: $100
Total: $1100

Desarrollo
Costo horas-hombre 50 x 50hrs = $2500
Energía eléctrica: $100
Total: $2600

Reporte
Papelería= $400
Total: $400
Costo total aproximado del proyecto= $4980

Factibilidad Operativa
La aplicación a desarrollar: Contara con un modulo de gestión de grupos y el modulo principal de la programación de horarios, grupos y teachers. El primero sólo contará con las funciones de crear, modificar y eliminar grupos. El segundo modulo, se encargará de realizar la programación de los horarios, asignando los grupos a los diferentes teachers, tomando en cuenta las restricciones.
El sistema que la empresa quiere: Un sistema de información que cree el programa de horarios cada curso, así como la evaluación de los Teachers dependiendo del número de reinscripciones con los que cuente cada uno de ellos.

Factibilidad Técnica
Interlingua Veracruz, cuenta con hardware destinado especialmente para el proceso de programa de horarios, el cual cuenta con características necesarias para la instalación y buen funcionamiento de la aplicación a desarrollar.

Riesgos
 Existencia de muchas restricciones con respecto a la asignación de teachers, lo cual puede retrasar la programación de la aplicación.
 Problemas de capacitación por parte de la empresa a los usuarios finales de la aplicación.
 Poca dedicación de tiempo al proyecto por la empresa cliente.
 Aparición de nuevos requerimientos que no fueron identificados por el cliente al comienzo del proyecto.

Medidas preventivas
 Planeación minuciosa de los tiempos de realización de las actividades y los recursos con los que se cuenta.
 Mantener una constante comunicación con la empresa para asegurar que los usuarios de la aplicación cuenten con una capacitación apropiada sobre el manejo del sistema.
 Programar reuniones con el cliente para involucrarlo en el proceso y mantenerlo informado del progreso.
 Definir los procesos que se integraran en la lista de requerimientos, verificando desde el comienzo del proyecto que no hagan falta requerimientos de la empresa.

Tarea 4

Diferentes Tipos de Software para la Gestión de Proyectos.

Introducción

En el siguiente documento hablaremos de los diferentes softwares que existen en el mercado para la gestión de proyectos, tanto libres como los comerciales, los cuales se dividen en Generadores de ideas, Registro y control de proyectos, y, los de Gestión de proyectos múltiples y colaborativos. Los generadores de ideas se orientan principalmente hacia la realización de mapas mentales y todo lo que incluye la cartografía, con los cuales se pueden presentar las ideas obtenidas en excelentes gráficos que permiten una visión clara de los objetivos, mientras que, los de registro y control de proyectos, permiten administrar los tiempos que se les han asignado a las actividades dentro de un proyecto, así como el flujo de trabajo en los mismos. Los de gestión de proyectos múltiples y colaborativos, permite definir y controlar los elementos involucrados en la monitorización administrativa de los programas, costos, proyectos, tareas, recursos y documentos.

Software de Gestión de Proyectos

Generadores de Ideas

· Novamind.

NovaMind es una herramienta clave usada para conducir y grabar sesiones de lluvia de ideas. Esta técnica es exitosa en la generación de ideas de negocios, estrategias, y resolución de problemas. El uso de lluvia de ideas incrementa la creatividad, la iniciativa, la comunicación y mejora las relaciones laborales.

Presentaciones: Usar NovaMind como guía de presentaciones permite que todos los detalles de un Mapa Mental sean cubiertos, e incluso es posible imprimir en una sola página un Mapa Mental completo. Esto es de gran ayuda, pues permite que la información no sea olvidada, además de facilitar la discusión enfocada al tópico central.

Motivando: La gente de negocios, ejecutivos y gerentes, a menudo encuentran difícil motivar a las personas. Usar técnicas de Mapas Mentales permite encontrar rápidamente opciones disponibles para lograr los niveles de motivación requeridos en el personal
NovaMind es un mapeo de la mente aplicación para Mac OS X [1], y Microsoft Windows. En primer lugar, se publicó en 2002.

Ofrece flexibilidad de diseño, la interfaz nativa de Mac (utilizando Cacao) y Windows (con fluidez), y un fuerte énfasis en los aspectos visuales de la mente de cartografía. Incluye una amplia biblioteca de imágenes de alta calidad (y la integración de iPhoto en Mac), así como la capacidad de arrastre en las imágenes de otros programas, así como establecer las reflexiones, las fronteras, los límites, los estilos de la esquina, un botón de aspecto vítreo, etc para hacer Mapas de la Mente visualmente.

Hay tres ediciones de la aplicación de escritorio: Express, Pro y Platinum. También hay una aplicación Web para la integración social mapa mental compartido, llamado Conectar NovaMind, que tiene NovaMind Mapas mentales y las convierte en páginas web, así como para las funciones sociales como las observaciones, la clasificación, etiquetado, amigos etc NovaMind introdujo una serie de nuevos conceptos de Cartografía de la mente, muchas de las cuales siguen siendo exclusivas de NovaMind. Estos incluyen:

FlexiBranches, Arco iris de coloración, Suggesterator rama sugerencia sistema Mapa del documento multi-punto de vista, Animado presentador, Outliner integrados que se pueden utilizar al mismo tiempo que la mente Mapa creación / edición, Modo de diseño libre donde usted puede poner las ramas en que te gusta, Sistema integrado de escritura de guiones y el formato de salida de guión (Platinum Edition).Las importaciones y exportaciones incluyen MS Word, RTF, PowerPoint, Keynote, MS Project, Mindmanager, Final Draft, Movie Magic, OPML, Omni Outliner así como una amplia gama de formatos de imagen. También se integra con la gestión de proyectos software de Merlin en Mac OS X.

NovaMind apoya la internacionalización Inglés, francés, alemán, holandés, italiano, chino tradicional, chino simplificado, español y japonés.

Costo: Desde $795.00 pesos en su versión express hasta $4,040.00 en su versión platino.

· Mindmeister.

Una forma elegante y sencilla de dibujar diagramas en forma de árbol por internet.
Permite a los usuarios crear, gestionar y compartir mapas mentales online y, por primera vez, trabajar sobre ellos simultáneamente desde cualquier parte del mundo.

Antes de su lanzamiento público MindMeister realizo un test beta privado que duro casi tres meses y en el momento de la publicación tenía más de 10.000 usuarios suscritos. La aplicación se encuentra al frente de la tendencia actual en computación para sustituir al tradicional Desktop con el llamado Webtop, donde las aplicaciones de productividad ya no se instalan localmente en el disco duro de cada ordenador, sino que se accede a la misma online, evitando los aburridos problemas de la compatibilidad y la actualización. Los documentos, en el caso de MindMeister los mapas mentales, son guardados con seguridad en la carpeta de cada usuario y puede accederse a él.

Registro y control de proyectos

· Plan for Windows 3.1

Plan for Windows es un gestor de proyectos con las herramientas y los recursos necesarios para definir, relacionar y controlar todas las tareas de un proyecto profesional.

Al igual que Microsoft Proyect, Plan for Windows permite elaborar un listado de tareas especificando los recursos necesarios, las fechas de inicio y finalización de cada tarea y como están relacionadas mediante el típico diagrama de Gantt.

Con Plan for Windows podrás controlar la evolución del proyecto de un modo estructurado, evaluar las posibles zonas críticas del proyecto y preparar un paquete con las soluciones preventivas necesarias.

En definitiva, Plan for Windows es una interesante solución con todo lo necesario para gestionar proyectos de carácter profesional y mejorar, así, la eficiencia de su desarrollo.

Características:
· Provee la más avanzada administración de proyectos utilizando gráficas de Gantt, diagramas de red, diagramas WBS y RBS, presupuestos de costos entre otros.
· No se necesita conocimiento especializado, ni gran esfuerzo, gracias a su facilidad de uso.
· Ofrece soluciones tanto empresariales como para el hogar.
· Disponible para Windows.

Costo: $39.95 dolares

· KMKEY

Es un software de gestión de proyectos, que permite trabajar de forma colaborativa y descentralizada. Algunas de sus principales características son la gestión del flujo de trabajo definido para cada tipo de proyectos, la validación de tareas por parte de superiores, el control de tareas fuera de plazo, la valoración de horas realizadas por cada perfil, las comparativas económicas entre previsiones y realidad, o la gestión del ciclo de de ofertas y facturas. Puede disponer de toda la información necesaria para desarrollar su negocio, desde la oferta hasta la entrega del proyecto y su posterior mantenimiento. KMKey Project es un software especialmente indicado para llevar el control de proyectos de cualquier tipo: desarrollo de proyectos de ingeniería, gestión de despachos de arquitectura, planificación seguimiento y control de obras, proyectos en tecnologías de la información, gestión de consultorías, ingeniería medioambiental.

Características principales:
Entorno web: aplicación 100% programada para ser utilizada vía Internet. Se trabaja siempre mediante un navegador (Internet Explorer o Firefox) desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Información accesible mediante permisos: acceso a los expedientes donde el usuario ha sido asignado y con la posibilidad de realizar las acciones correspondientes a su perfil.

Multi entorno: el usuario puede escoger si trabaja con herramientas Microsoft (MS Office, Internet Explorer..) u otras (Open Office, Firefox..). La gestión documental acepta ficheros de todo tipo (.doc, .xls, .odt, .pdf, ..)

Multi-idioma: cada usuario puede seleccionar el idioma con el que desea trabajar. Traducción a nuevos idiomas mediante tablas.

Software libre: todos los sistemas operativos, bases de datos y programas necesarios para la instalación de KMKey son Open Source (licencia GPL). No se abonan cantidades por concepto de "licencia de uso". Los costes de implantación son proporcionales a los servicios prestados.

Base de datos : Python Database API

Estado : Pre-Alfa

Licencia :GPL

SO : Linux Microsoft Windows Server 2003

Lenguaje de programación : Python Zope

Traducciones : Catalán Inglés Español

puedes descargar en el URL siguiente : http://sourceforge.net/projects/kmkey

Gestión de proyectos múltiples y colaborativos

· B-kin Project Monitor

Software de gestión de proyectos completo.Es una herramienta online profesión para la gestión de proyectos que permite definir y controlar los elementos involucrados en la monitorización administrativa de los programas, costos, proyectos, tareas, recursos y documentos.

Características:

· Planifica tiempos, costes, recursos humanos, esfuerzos, trabajos... con las mejores herramientas: diagramas de Gantt, planificadores rápidos de tareas y recursos, tareas predecesoras, bloqueo de planificación...).

· Controla proyectos y tareas. Gestiona su avance, plazos, costes, esfuerzos, recursos (grupos de personas, perfiles y personas), y consulta los informes sobre la gestión de proyectos.

· Ofrece la información sobre cada elemento. Comparte la información del software de gestión de proyectos en forma de documentos, foros, informes, listados... aportando valor todos los proyectos y tareas.

· Es posible configurar y compartir informes personalizados con el software de gestión de proyectos.

· Gestiona las tareas fácil y eficazmente. Planifica los plazos, recursos y esfuerzos de cada tarea en la gestión de proyectos.

· Controla los cambios que se producen en tus proyectos. Modifica fácilmente los plazos, recursos y esfuerzos. Actualiza la información de las tareas, reasígnalas y controla su avance con el tiempo, o al ir imputándose las horas de esfuerzo mediante los partes horarios.

· Preparada para diferentes tipos de usuario: Cada tipo de usuario del software de gestión de proyectos (responsables de programas, jefes de proyecto o de área, responsables de tareas intermedias o personas que realizan los trabajos) verá la información de gestión de proyectos y accede a opciones según sus permisos y responsabilidad.

Ventajas y características de la gestión de proyectos

Ventajas:

Es online. Es el software de gestión de proyectos perfecto para entornos distribuidos, en los que varias personas necesitan acceder a la información en tiempo real. Con el servicio que está disponible donde quieras y cuando quieras, sin instalaciones ni grandes desembolsos.

Es flexible. Se adapta cualquier empresa, independientemente de la localización ubicación, delegaciones... permitiendo que personas que utilizan el software de gestión de proyectos desde diferentes lugares puedan trabajar juntos.

Es multiplataforma. Puedes cambiar de PC, sistema operativo, etc. cuando quieras porque los datos están online. Tan sólo necesitas una conexión a Internet e Internet Explorer 6.0 o superior para utilizar el software de gestión de proyectos.

Es seguro. B-kin se responsabiliza del alojamiento del software de gestión de proyectos, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.

Es completo. El software de gestión de proyectos te ofrece el sistema más avanzado para la planificación de esfuerzos, costes y recursos humanos. Con las mejores herramientas y años de experiencia.

Es multiproyecto. Agrupa tus proyectos en programas o grupos y analízalos fácilmente en el software de gestión de proyectos.

Es colaborativo. La participación está asegurada mediante foros de discusión y secciones de documentación para subir y compartir documentos dentro de cada programa, proyecto o tarea del software de gestión de proyectos.

Exporta datos a Microsoft Project y Microsoft Excel para adaptar informes a tus necesidades, o para la integración con otras fuentes de datos.

Costo: $19 dls por usuario al mes.

· TRAC

Es un sistema web multiplataforma ligero y extensible que incluye las siguientes funcionalidades:

Un wiki que se puede emplear para documentar cualquier aspecto del proyecto de modo colaborativo y sin necesidad de herramientas especiales. La sintaxis del wiki se puede emplear en casi todos los módulos del sistema (por ejemplo en los tickets), se permite la definición y empleo de macros (p. ej. para generar listas de cambios) y la inclusión de texto con sintáxis distintas a la del Wiki como html o rst.

El sistema funciona desde un servidor web, que puede ser uno propio (tracd) o uno estándar (lighttpd, apache2) que tenga soporte para ejecutar código python usando scripts de CGI, FastCGI o mod_python. Los proyectos se crean empleando un programa que se invoca desde la línea de órdenes y que genera un directorio con la configuración del proyecto y los ficheros relacionados.

Conclusión

Como pudimos observar en este documento se abarcaron algunos de los diferentes software que existen para la gestión de proyectos, que como ya lo mencionamos se dividen en Generadores de ideas, Registro y control de proyectos, y, los de Gestión de proyectos múltiples y colaborativos.

En los de Generadores de ideas se tomaron los ejemplos de Novamind, que es una herramienta comercial la cual se utiliza para la elaboración de cartografía, y por otra parte esta Mindmeister la cual es una versión libre para la elaboración de mapas mentales.

Por parte de los de Registro y control de los proyectos presentamos a KMKey el cual es un software libre de gestión de proyectos, creado para competir con programas como Microsoft Project, y a Plan for Windows 3.1 el cual es un software de gestión de proyectos, que permite trabajar de forma colaborativa y descentralizada. Y por ultimo tenemos los de gestión de proyectos múltiples y colaborativos, por un lado esta B-kin Project Monitor, el cual es una herramienta online profesión para la gestión de proyectos que permite definir y controlar los elementos involucrados en la monitorización administrativa de los programas, costos, proyectos, tareas, recursos y documentos, este software es totalmente comercial y lo podemos encontrar en el mercado en 19 dollares por usuario al mes, Y como software libre tenemos a TRAC el es un sistema web multiplataforma ligero y extensible, que permite documentar cualquier aspecto del proyecto de modo colaborativo y sin necesidad de herramientas especiales.

Bibliografía

http://www.b-kin.com/es/software-de-gestion-de-proyectos/b-kin%20project%20monitor/
http://homepage.mac.com/penagoscorzo/novamind/
http://en.wikipedia.org/wiki/NovaMind
http://wwwhatsnew.com/2007/02/20/mindmeister-crear-diagramas-por-internet/
http://spanish.osstrans.net/software/kmkey.html

Presentación Tarea 4

Gep2009 T4 Eq9 Exp Software Gestion Proyectos

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Tarea 1

Introducción

Todo proyecto, requiere una metodología de realización para evitar riesgos al momento del desarrollo, así como fallas al ponerse a prueba; ya sea un proyecto de investigación, tecnológico, ambiental, social, político, económico o de cualquier índole.

Esta metodología, fue definida por diferentes autores, los cuales llegaron a una conclusión personal de los pasos, etapas, fases y herramientas que se deben seguir para realizar un proyecto, y aunque difieren las ideas de éstos, coinciden en las características básicas.
Dependiendo del proyecto y su magnitud, existen diferentes variables, pero al final todos tienen un llamado “ciclo de vida”, que son las etapas por las que pasa el proyecto desde que se detecta la necesidad, hasta que se entrega un producto final.

Durante éste ciclo de vida, suelen influir factores internos y externos que pueden desviar el curso del proyecto, lo cual debe evitarse y contar con planes alternos ante la aparición de riesgos.

En la siguiente reseña del libro de Ángel Díaz Martín, David y Goliat (México, 2007) se explica en breve cómo el autor diseñó una novela didáctica para ejemplificar el inicio de un proyecto, visto desde los ojos de su Director, así como los factores que se deben considerar al administrar un proyecto y los riesgos inesperados que van surgiendo a causa de diversas circunstancias.

Reseña

Díaz Martín, Ángel. (2007). David y Goliat, Las tribulaciones de un Director de Proyecto. México: Alfaomega Grupo Editor.

Díaz Martín, narrando una entretenida novela acerca de un Director de Proyectos en una empresa contratista, nos da una visión general de las problemáticas y obstáculos que se presentan durante la administración de un proyecto, así como los factores que desencadenan dichos problemas, explicando claramente el ciclo de vida de un proyecto, los involucrados y las herramientas necesarias para llevarlo a cabo.

Durante el relato, que comienza un viernes de la vida de David, Director de Proyectos de la compañía, se van exponiendo los obstáculos y oportunidades que se le van presentando al personaje; los diferentes compañeros de trabajo, ya sean subalternos o superiores; la interacción que tiene con éstos y la participación de dichos personajes en las problemáticas presentadas, integrando el aspecto técnico de los proyectos, con el ámbito social, dónde los seres humanos cambian la dinámica de los proyectos debido a los factores personales de cada uno.

David es un personaje responsable y con sentido de cumplimiento, sin embargo en el relato podemos apreciar que para que la metodología que sigue el proyecto abarque la temporalidad prevista, no vale el esfuerzo de una persona, sino la disciplina conjunta del equipo de trabajo. Donde, el retraso de uno de los miembros, ocasionó una serie de problemas que afectan el tiempo de desarrollo del producto, la elevación de costos de elaboración y por lo tanto, la no satisfacción del cliente.

Las soluciones que David le va dando a las dificultades, se apoyan en una filosofía de equilibrio en todos los aspectos de su vida y sin descuidar la rama familiar, personal y social; sin dejar a un lado ninguno de sus proyectos, y dándoles la importancia que merecen, a pesar del énfasis de sus superiores en un proyecto específico.

Desde otra perspectiva, el autor enfatiza las características de los diferentes grados jerárquicos de la organización, sus responsabilidades y las actitudes que deben tomar con los demás puestos. Vemos el caso de Gabriel, Director General, el cual mostró el apoyo a sus subordinados frente al cliente, dándoles un grado de importancia. Así también Oscar, el Director de Operaciones, quien tiene actitud de servicio y expresa las ideas de forma clara y directa.

Sin profundizar más en los detalles, cabe señalar que cada personaje cuenta con una función muy específica, pues nos muestra las características que deben tener los miembros de la organización y las que es recomendable evitar; ya que el reto más grande y la causa principal de los riesgos en un proyecto, son las relaciones humanas.

David y Goliat es un caso que nos engloba la vida de los proyectos y las posibles contingencias que se pueden presentar en esto, ya se internas o externas, uniendo la fase técnica o de ingeniería con las relaciones interpersonales, o fase social.

Mapa Mental
Lista de Términos de Gestión de Proyectos

1. Alcance del Proyecto
Son las acciones o tareas que se deben hacer para alcanzar los resultados o productos comprometidos. De esta forma a cada producto y lo resultado le corresponderá una acción o un conjunto de acciones determinadas y lógicamente relacionadas. Sólo se deben incluir aquellas acciones que realiza el equipo del proyecto. Para establecer el calendario y duración de ellas, se deberá tomar en cuenta la, disponibilidad y realidad sociocultural de los beneficiarios del proyecto.

2. Análisis de sensibilidad de un proyecto
Durante el diseño y la aprobación de un proyecto uno de los puntos más relevantes para los tomadores de decisiones es el análisis financiero del proyecto, es decir, su rentabilidad y el retorno de la inversión. Una herramienta que facilitará la toma de decisiones es el análisis de sensibilidad, el cual permite diseñar escenarios en los cuales podremos analizar posibles resultados de nuestro proyecto, cambiando los valores de sus variables y restricciones financieras y determinar el cómo estas afectan el resultado final. Un análisis de sensibilidad intenta evaluar el impacto que los datos de entrada o de las restricciones especificadas a un modelo definido, en el resultado final o en las variables de salida del modelo (Turban, 2001), esto es sumamente valioso en el proceso de diseño de productos o servicios y en su análisis de viabilidad financiera.

3. Arranque operativo del proyecto.
Reunión preliminar cuyo objetivo es tratar de evitar las sorpresas posteriores y anticipar lo que puede suceder. Se puede dividir en 2, reunión de lanzamiento dentro de la empresa y con el contratista.

a) Reunión de lanzamiento dentro de la empresa que realiza el proyecto
El objetivo fundamental de la reunión de lanzamiento es diáfano: anticipar como se quiere que se hagan los trabajos del proyecto, en esta se presenta lo siguiente:
1. Presentar a cada uno de los integrantes.
2. Comunicar los objetivos del proyecto.
3. Presentación del proyecto.
4. Explicar alcance del proyecto.
5. Explicar fundamentos del sistema de calidad.
6. Mencionar los puntos críticos.
7. Revisar la planificación.
8. Explicar los procedimientos básicos para el plan de comunicación del proyecto.

b) Reunión de lanzamiento con un contratista
Como aspectos a tener en cuenta en esta reunión de lanzamiento se puede citar:
1. Debe de establecer un plan de comunicación.
2. Definirse el alcance de los trabajos a realizar.
3. Fijar los hitos más significativos del contrato.
4. Establecer los precios unitarios.
5. Recordar lo establecido acerca de las certificaciones.
6. Debe solicitarse del contratista la mayor lealtad y transparencia manejada.
7. Recordar las normas de calidad.
8. Correlacionar organigramas de ambas organizaciones.
9. deben arbitrarse un procedimiento para que ambas partes se informen inmediatamente de cualquier cambio que pueda presentarse en los organigramas.
10. hablar de los posibles riesgos.

4. Avance
Mención del progreso del proyecto, expresada por la división del coste previsto y el realizado para un proyecto.


5. Camino crítico
Conjunto de actividades de una planificación, ligadas entre sí, que constituye la duración más larga de entre todas las posibles en el proyecto.


6. Características de los objetivos de un proyecto

· Cuantificables
· Desagregables en objetivos intermedios
· Realistas
· Fecha de caducidad
· Omnipresentes
· Permanentes
· Jerarquizados
· Independientes del entorno

7. Carga de trabajo
Histograma en el que se reflejan los períodos de tiempo y el volumen de los recursos, sean personas, medios o materiales.


8. Cierre
Proceso de la Dirección de proyectos, donde se procede a finalizar el trabajo realizado y a dejar constancia de los archivos, a través del sistema de gestión del conocimiento de la empresa, de la experiencia adquirida y de las lecciones aprendidas.


9. Cierre Tecnológico
Informes de interés que se suscitaron durante la administración del desarrollo del proyecto, así como la información que haya sido novedosa en el sentido tecnológico.


10. Coartada
Excusa buscada por alguien para justificar que no ha hecho un trabajo a tiempo o que su costo ha sido mayor del previsto.


11. Contingencia
Provisión realizada para afrontar las consecuencias de los riesgos de un proyecto sobre el incumplimiento de los objetivos, para mitigarlas hasta un nivel aceptable para la organización.


12. Control
Proceso de la Dirección de proyectos durante el cual se comparan los resultados reales con los previstos para una determinada variable analizando las causas de las variaciones, evaluando las posibles alternativas e implementado las acciones correctoras apropiadas cuando es necesario.


13. Control de la planificación
Revisión periódica de la planificación, realizada tomando datos reales de los trabajos realizados que se comparan con lo previsto.


14. Control de cambios
Mecanismo que permite realizar la monitorización, seguimiento y control de los cambios que se originan en un proyecto que afectan los parámetros del mismo: alcance, plazos, costos, riesgos. Como consecuencia de esta revisión:

1. Detectamos de la situación de cada una de las actividades en plazo, adelantada o retrasada. En este último caso, si presenta alguna de las siguientes características:
· Si está absorbiendo parte de su holgura libre.
· Si está absorbiendo parte de su holgura total.
· Si, por pertenecer al camino critico, se está alargando la duración del proyecto.
2. Emitiremos, si así se ha establecido en el procedimiento inicial, avisos recordatorios a los diferentes suministradores que estén trabajando en el proyecto.
3. Estudiaremos la posibilidad, si es el caso de acordar plazos en el conjunto del proyecto.
4. Prepararemos los informes con el contenido y frecuencia que se haya establecido en el procedimiento inicial.


15. Control presupuestario
Planificación de los presupuestos de las actividades en la empresa con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables.
Este se puede presentar por medio de una tabla con las siguientes columnas:
· Concepto. En la que podemos presentar parte del proyecto o todo él.
· Cambios de Alcance
· Cambios aprobados por el cliente
· Cambios no aprobados por el cliente
· Las Reestimaciones. Pueden ser positivas (reducen costes o incrementan contingencia y márgenes) y negativas (exactamente lo contrario), la magnitud de las reestimaciones nos va ir dando una idea clara de las dificultades que tenemos en el proyecto, sobre todo si se están erosionando la contingencia y el margen.

16. Cuadro de mando
Información resumida de la situación del proyecto. Contiene recursos, trabajo realizado en comparación a lo planeado, calidad del trabajo realizado, avance del proyecto previsto, coste actualizado, rentabilidad, máxima exposición al riesgo, valor probable del riesgo del proyecto. También se dben añadir: decisiones inmediatas a tomar, circunstancias externas, acciones correctoras, actitudes del personal, cohesión y grado de eficacia del equipo.


17. Detección de un proyecto
Detectar mediante contactos personales o institucionales una necesidad o a través de una gestión comercial, en cuyo caso es preciso tener la base de datos que debe identificar el país, sector productivo, tipo de oferta, fuente de financiamiento, interés de la compañía en el proyecto, precio estimado de venta y margen esperado, probabilidad de conseguirlo y valor probable de margen a alcanzar.

18. Diseño del proyecto
El diseño del proyecto es el proceso de elaboración de la propuesta de trabajo de acuerdo a pautas y procedimientos sistemáticos, un buen diseño debe identificar a los beneficiarios y actores claves; establecer un diagnóstico de la situación problema; definir estrategias posibles para enfrentarla y la justificación de la estrategia asumida; objetivos del proyecto (generales y específicos); resultados o productos esperados y actividades y recursos mínimos necesarios.

19. Desviación del Proyecto
Hay que prestar especial atención a las aprobaciones informales que suelen dar muchos disgustos en los proyectos, ya que cuando se quieren formalizar, resulta que no se ah interpretado bien y ese cambio previsto se acaba convirtiendo en una desviación.

20. Entorno multiproyecto
En torno a un proyecto en una compañía, se realizan otros proyectos con los que los directores tienen que trabajar.


21. Equipo de trabajo
Personas con habilidades complementarias, propósitos y objetivos comunes que son cuantificables para el conjunto. Etapas para construirlo: formación, conflictos, normativa y resultados.
Las principales diferencias que existen entre un equipo un grupo de trabajo aparecen en la siguiente tabla:

Aspecto
Equipo de trabajo
Grupo de Trabajo
Componentes
Confían unos en otros, se apoyan unos en otros
Trabajan juntos, se mide la confianza y la apertura
Sentimientos
Se expresan abiertamente
No forman parte del trabajo
Conflictos
Se resuelven los que se presentan
Se acomodan
Información
Se comparte
Se restringe a lo imprescindible

22. Estructura de desaregeción del proyecto.
Descomposición lógica y sistemática del proyecto en sus elementos constitutivos, sean tangibles o intangibles, que está orientada hacia el producto final.


23. Fase de alegría
Se presenta al principio de los proyectos, cuando no estamos preocupados por los costes y los plazos, por el contrario, estamos contentos porque vamos a empezar un proyecto nuevo.

24. Fase de osadía
Se presenta ciando se prepara una oferta en cuyo momento podemos escribir que somos capaces de realizar cualquier imposible, el papel lo aguanta todo, con tal de ver cumplido nuestro deseo de que nos la adjudiquen.

25. Holgura
La holgura total es lo que se puede retrasar una actividad sin que altere la duración total de un proyecto, y la holgura libre es lo que se puede retrasar una actividad sin que quede afectada ninguna otra actividad del proyecto.


26. Informe de avance
Realizarse de acuerdo con los deseos del cliente y si no tiene una preferencia, basarse de uno estándar, pero debe contener la siguiente información:
· Resumen ejecutivo
· Seguridad y Salud
· Situación de las áreas de conocimiento
· Análisis de la situación
· Anexos
Debe acordarse el compromiso de entregarlo en determinado período de tiempo, y planificarse una reunión con el cliente para que se analicen los problemas y se haga la toma de decisiones.


27. Informe de gestión
Es complementario al informe de avance, y contiene, por encima de él, los datos que son internos de la empresa como costos, y análisis con respecto a las actuaciones ciertos actores en el proyecto.


28. Ingeniero del proyecto
Persona que cubre las posibles ausencias del Director, ostentando su presentación ante el cliente y la propia empresa.


29. Iniciación
Proceso básico de la Dirección de proyectos durante el cual se decide y autoriza el comienzo del proyecto.


30. Listado de actividades pendientes
Tabla que contiene las actividades pendientes a realizar, conteniendo: fecha, descripción, condiciona a ciertas personas, es condicionado por determinada persona, responsable y fecha de realización.


31. Matriz de cuantificación de riesgo
Tabla que contiene los riesgos que se pueden presentar en un proyecto, evaluando su impacto económico, la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos y su valor probable, producto de los valores anteriores. Debe contener: descripción del riesgo, valor absoluto del riesgo, probabilidad de ocurrencia, valor probable de riesgo y observaciones.
Si se suman los valores de los riesgos que se pueden producir simultáneamente, tenemos la máxima exposición al riesgo y el valor probable de riesgo del proyecto.


32. Matriz de responsabilidades
Tabla de doble entrada en la que se relacionan los responsables y las funciones del proyecto. Trata de asegurar que cada elemento del alcance del proyecto se asigna a un responsable.


33. Micromanagement
Forma de dirección en la que se trabaja tan al detalle en los problemas que surgen, que acaba realizándolos uno mismo en lugar de dirigiéndolos.

34. Objetivos del proyecto
Los objetivos deben estar definidos de forma clara y concisa, de manera que sean inteligibles para las personas que trabajen en el proyecto y que tengan un cierto nivel de decisión. Son unos de los motores más importantes del proyecto. Por ello:

· Deben ser cuantificables y controlables.
· Los objetivos principales deben ser desagregables en objetivos intermedios para facilitar su control.
· Deben ser realistas.
· Deben tener fecha de caducidad.
· Tienen que estar presentes a lo largo de la vida del proyecto.
· Deben ser permanentes mientras no se decida que se cambien.
· Deben estar jerarquizados entre si.
· Deben se independientes de su entorno.


35. Paquete de trabajo
Unidad más pequeña en la que se puede dividir un proyecto, de tal manera que el mismo se pueda gestionar razonablemente de una forma independiente.

36. Plan de choque
Plan creado especialmente para contrarrestar las consecuencias de los riesgos o problemas presentados.


37. Plan del proyecto
Es la documentación del proyecto, donde deben estar incluidas las contestaciones a cualquier pregunta que se pueda presentar durante su desarrollo, relativas a cómo hay que actuar ante determinadas circunstancias. Debe incluir descripción de todas las restricciones y riesgos que se puedan presentar, las hipótesis en las que está basado y la forma en que se va a documentar el progreso del plan y cómo se va a informar de ello.


38. Plan de puntos de inspección
Plan en el que quedan reflejadas diferentes inspecciones a realizar para un determinado suministro en el proyecto, indicándola empresa a inspeccionar, los puntos de inspección, el objetivo, el tipo de ensayo y la fecha.


39. Programación de referencia
Intermedia entre la de tiempos más tempranos y más tardíos, se obtiene al tener en cuenta las restricciones de recursos, personas y medios materiales que tiene el proyecto.


40. Realización
Proceso de la Dirección de proyectos durante el cual se coordinan todos los esfuerzos necesarios (personas, herramientas, equipos) para cumplir las previsiones de la planificación.

41. Recursos del Proyecto
Son las materias primas, los medios disponibles humanos y materiales), con que cuenta el proyecto, para lograr los objetivos, resultados y actividades planificadas en él.

42. Rentabilidad
Se refiere a obtener más ganancias que pérdidas en un campo determinado.

43. Reuniones de operaciones
Foro en el que se pueden tratar los problemas de los proyectos, en particular aquellos que aparecen cuando un proyecto entra en conflicto con otro.

44. Riesgo
Condición o evento incierto, que si ocurre, tiene un efecto en los objetivos del proyecto.

45. Sistema de gestión del conocimiento
Base de datos de una empresa en la que se recogen sus conocimientos: explícitos e implícitos o tácitos, que los tienen las personas y que necesitan de una elaboración adecuada para integrarlos al sistema.

46. Umbral
Valor predeterminado para un indicador de control de la gestión del proyecto. Pueden establecerse distintos grados de severidad. Cuando se sobrepasa el umbral, debe buscarse la raíz del problema, intentando paliar sus efectos.

47. Valor ganado
Cantidad del proyecto realizada a una determinada fecha y es equivalente al valor previsto para el trabajo realizado en el proyecto.


Bibliografía

Díaz Martín, Ángel. (2007). David y Goliat, Las tribulaciones de un Director de Proyecto. México: Alfaomega Grupo Editor.

Tarea 2

Creación del Blog para la experiencia educativa Gestión y Evaluación de Proyectos