Tarea 6

Introducción

Antes de comenzar un proyecto, se debe hacer un estudio para determinar la viabilidad del mismo y la rentabilidad futura esperada, más si se trata de un gran proyecto que se desarrollará en varios años y en el que se invertirán millones.

Ya que se determina que un proyecto es viable y se cuenta con la empresa contratista que lo llevará a cabo, es necesario que ambas, la empresa contratista y la empresa cliente determinen una serie de requisitos a cumplir en un contrato a lo largo del proyecto, así como los documentos necesarios para la Iniciación del mismo.

Una vez que se tiene un común acuerdo entre empresas, se celebran dos reuniones de lanzamiento. En el interno, que es dentro de la empresa que realizará el proyecto, se determinan los participantes principales, sus funciones, el objetivo del proyecto y las metas a lograr, entre otros. El externo, se realiza con el personal involucrado de las dos empresas y se acuerda la comunicación, necesidades, reuniones, se presentan a los participantes, entre otras cosas.

Finalmente, después de celebrar el Lanzamiento, se comienzan las labores y actividades necesarias referentes al nuevo proyecto y con esto concluye la fase de iniciación.

En la siguiente reseña del libro de Ángel Díaz Martín, David y Goliat. Iniciación del Proyecto (México, 2007) el autor se enfoca en la fase de iniciación de un proyecto, continuando con la novela relatada en la primera parte “David y Goliat. Las Tribulaciones de un Director de Proyectos” para ejemplificar el inicio de un proyecto, donde participan activamente las dos empresas involucradas, cada una con diferentes participantes para cubrir determinados puestos y actividades, así como los factores que se deben considerar al comenzar un proyecto, los puntos críticos que se deben solucionar primeramente y las relaciones jerárquicas entre los miembros del equipo del proyecto. Todo esto es narrado desde la perspectiva de un Director de Proyectos, que no solamente tiene que lidiar con la problemática de la iniciación del nuevo proyecto, sino también con su salida como Director del proyecto en el que se encontraba, y la toma de la decisión de la persona más competente para tomar su lugar.

Reseña

Díaz Martín, Ángel. (2007). David y Goliat, Iniciación del Proyecto. México: Alfaomega Grupo Editor.
Díaz Martín, una vez más nos envuelve en una entretenida novela acerca de una empresa contratista, que se encuentra administrando diversos proyectos, la cual está a punto de comenzar el proyecto más grande e importante que ha tenido. Esta es la segunda parte de la historia de David y Goliat, la cual es narrada desde la perspectiva del Director de Proyectos, el cual se enfrenta a una serie de problemáticas y obstáculos que se presentan durante la iniciación de un proyecto, así como los factores que desencadenan dichos problemas, explicando claramente los documentos necesarios para definir y dar inicio a un proyecto, los factores que se deben considerar, los participantes que estarán involucrados y las herramientas necesarias para llevarlo a cabo.

El relato, tiene lugar un lunes después de la serie de problemas que se le presentaron el viernes pasado (narrado en el libro 1), cuando regresa a la realidad de todos los pendientes que tiene por realizar. Al ir con el Director General, se percata que el cliente del proyecto Goliat, se comunicó a primera hora para tratar asuntos relacionados con la reunión del viernes anterior, lo cual significa que la empresa consideró contratarlos para que desarrollen su proyecto. Esto significa que David debe deslindarse del proyecto Alfa, del cual es Director actualmente, y decidir entre dos miembros del equipo capaces para desempeñar el cargo.

Al momento de tomar la decisión, el autor nos presentó una herramienta para evaluar a ambos miembros del equipo en la cual se ponderan sus habilidades para definir las actividades en que se desempeñan mejor.

David lidiaba con los problemas que presentaba el proyecto Alfa, el cambio de Director de proyecto y de Programador, pues éste último sería también substituido ya que colaboraría en el proyecto Goliat y encontró que la actitud del cliente del proyecto Alfa no era favorable, dado a que la naturaleza humana es reacia al cambio.

Mientras esto sucedía, David tenía que preparar al equipo del nuevo proyecto Goliat, así como los documentos a entregar al cliente con las estimaciones y solución a las principales preocupaciones, que eran: rentabilidad, permisos y equipos especiales.

Aquí el autor plantea tres posibles caminos que se presentan, en la rentabilidad, se podía establecer una hipótesis, sin embargo dependía de diversos factores; con los permisos, se identificaron los requerimiento fácilmente y no hubo mayor complicación; sin embargo, con los equipos especiales, se tenía que analizar minuciosamente la empresa a contratar debido a las diferencias presentadas por los dos posibles proveedores.

Al ser David un personaje responsable y perfeccionista, quería comenzar el proyecto Goliat de forma completa y bien definida, para evitar futuras sorpresas o complicaciones que pudieron ser prevenidas; y para esto consideraba la redacción de la Metodología de Gestión del Proyecto. Sin embargo, el Director del proyecto de la empresa cliente, no consideraba prioritario dicho documento y en diferentes ocasiones indicó a David que se pospondría hasta concluir con los puntos críticos. Esta pequeña circunstancia que plantea el autor, nos muestra como hay veces en que el cliente prefiere sacrificar unas cosas para solucionar lo que considera más importante, pero un buen Director de proyectos debe cumplir con los requerimientos del cliente y al mismo tiempo realizar un trabajo formal y seguir una metodología.

Desde otra perspectiva, el autor enfatiza de nuevo las características de los diferentes grados jerárquicos de la organización, de los miembros del equipo de proyecto, y añade las relaciones entre los dos equipos de proyecto, el del contratista y el del cliente. Se dan a conocer ciertas responsabilidades y las actitudes que toman los personajes, identificando cuáles de éstas son las adecuadas de acuerdo a su puesto y jerarquía, y cuáles no los son. Como en el caso de Monserrat, representante de una empresa que montaría las calderas, que paró en seco al Director de proyectos, lo cual no fue una forma adecuada de actuar, pero no fue del todo inaceptable debido a la preparación de la persona. No como en el caso de Pedro, quien tomo una decisión momentánea en la reunión de Lanzamiento con la empresa cliente, sin haber consultado previamente con el Director del Proyecto, el cual mostró su prudencia al no contradecir a sus subordinados frente al cliente, dándoles un grado de importancia.

Finalmente, es importante recalcar que cada personaje cuenta con una función muy específica, pues nos muestra los perfiles y habilidades que deben tener los miembros del equipo del proyecto dependiendo del puesto que ocupen y las actitudes que es recomendable evitar; de la misma forma se presentan ciertas actitudes tomadas por las personas ante diferentes circunstancias y posibles formas de abordarlas para contrarrestar el efecto. Con esto podernos concluir que el reto más grande y la causa principal de los riesgos en un proyecto, son las relaciones humanas.

Mapa Mental

Glosario de Términos de Gestión de Proyectos

1. Actividad: es una faceta de la psicología. Mediatiza la vinculación del sujeto con el mundo real. La actividad es generadora del reflejo psíquico el cual, a sus ves, mediatiza a la propia actividad.

2. Alcance del Proyecto: Son las acciones o tareas que se deben hacer para alcanzar los resultados o productos comprometidos. De esta forma a cada producto y lo resultado le corresponderá una acción o un conjunto de acciones determinadas y lógicamente relacionadas. Sólo se deben incluir aquellas acciones que realiza el equipo del proyecto. Para establecer el calendario y duración de ellas, se deberá tomar en cuenta la, disponibilidad y realidad sociocultural de los beneficiarios del proyecto.

3. Análisis de Riesgos: Conjunto de técnicas utilizadas para localizar los riesgos existentes en un proyecto a través de su identificación y la evaluación de sus efectos.

4. Análisis de Sensibilidad: Modo utilizado para conocer la incidencia de un determinado parámetro sobre los objetivos del proyecto: se dan diferentes valores a este parámetro y se calculan los indicadores que se crea conveniente.

5. Avance: Mención del progreso del proyecto, expresada por la división del coste previsto y el realizado para un proyecto.

6. Canal de Comunicaciones: Es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de la información que pretenden intercambiar emisor y receptor. Es frecuente identificarlo también como canal de datos

7. Ciclo de vida de un proyecto: Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.

Concepción: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.

Documentación: En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.

Formación: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.

Operación: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.

Terminación: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.
Coartada: Excusa buscada por alguien para justificar que no ha hecho un trabajo a tiempo o que su costo ha sido mayor del previsto.

8. Contratista: Es la persona o empresa que es contratada por otra organización o particular para la construcción de un edificio, carretera, instalación o algún trabajo especial, como refinerías o plataformas petroleras por ejemplo. Estos trabajos pueden representar la totalidad de la obra, o bien partes de ella, divididas de acuerdo con su especialidad, territorialidad, horario, u otras causas.
9. Cuadro de mando: Información resumida de la situación del proyecto. Contiene recursos, trabajo realizado en comparación a lo planeado, calidad del trabajo realizado, avance del proyecto previsto, coste actualizado, rentabilidad, máxima exposición al riesgo, valor probable del riesgo del proyecto. También se deben añadir: decisiones inmediatas a tomar, circunstancias externas, acciones correctoras, actitudes del personal, cohesión y grado de eficacia del equipo.

10. Entorno multiproyecto: En torno a un proyecto en una compañía, se realizan otros proyectos con los que los directores tienen que trabajar.

11. Equipo de trabajo: Personas con habilidades complementarias, propósitos y objetivos comunes que son cuantificables para el conjunto. Etapas para construirlo: formación, conflictos, normativa y resultados.

12. Estructura de desagregación del proyecto: Descomposición lógica y sistemática del proyecto en sus elementos constitutivos, sean tangibles o intangibles, que está orientada hacia el producto final.

13. Holgura: La holgura total es lo que se puede retrasar una actividad sin que altere la duración total de un proyecto, y la holgura libre es lo que se puede retrasar una actividad sin que quede afectada ninguna otra actividad del proyecto.

14. Homologación de suministradores: Es una buena política de empresa tener suministradores habituales. Ciertas empresas tienen sus registros de suministradores que catalizan constantemente a la luz de los nuevos requisitos y del comportamiento de los suministradores en los pedidos que les van cursando.

15. Indicador de satisfacción del cliente: Esta aceptado que la calidad a alcanzar en nuestros proyectos son los que satisfagan las expectativas de nuestros clientes. De ahí que es necesario medir su satisfacción para, como consecuencia, proceder a la evolución de nuestros sistemas de producción y de gestión, teniendo como horizonte la mejora continua.

16. Indicador económico del proyecto: Resulta del cociente de la suma del margen y la contingencia por el precio de venta: Iep = (margen + contingencia) / precio de venta.

Nos mide la bondad del resultado económico que vamos a alcanzar con el Proyecto que hemos contratado.

17. Informe de avance: Realizarse de acuerdo con los deseos del cliente y si no tiene una preferencia, basarse de uno estándar, pero debe contener la siguiente información:
· Resumen ejecutivo
· Seguridad y Salud
· Situación de las áreas de conocimiento
· Análisis de la situación
· Anexos
Debe acordarse el compromiso de entregarlo en determinado período de tiempo, y planificarse una reunión con el cliente para que se analicen los problemas y se haga la toma de decisiones.

18. Informe de gestión: Es complementario al informe de avance, y contiene, por encima de él, los datos que son internos de la empresa como costos, y análisis con respecto a las actuaciones ciertos actores en el proyecto.

19. Iniciación: Proceso básico de la Dirección de proyectos durante el cual se decide y autoriza el comienzo del proyecto.

20. Metodología de Gestión del Proyecto: Conjunto de normas, cubriendo las distintas situaciones que se puedan presentar, preparadas para realizar la correcta gestión de un proyecto.
Una vez elaborada es de obligado cumplimiento para todos los que trabajan en el proyecto.

21. Oscurantismo: El Oscurantismo es la sistemática oposición al progreso, al cuestionamiento de dogmas y a la difusión del conocimiento más allá de ciertos límites. El Oscurantismo es lo opuesto al Libre pensamiento y es con frecuencia asociado por sus opositores con los fundamentalismos religiosos.
22. Paquete de trabajo: Unidad más pequeña en la que se puede dividir un proyecto, de tal manera que el mismo se pueda gestionar razonablemente de una forma independiente.

23. Periodo de retorno: Plazo en el cual los flujos de tesorería actualizados a la tasa de referencia igualan al valor de las inversiones actualizadas a esa misma fecha. Si partimos de la hipótesis de los flujos de tesorería se generan al final del año, el periodo de retorno será un numero entero.
Cuanto mas bajo sea este indicador, a igualdad de los demás indicadores, mejor es el proyecto.
Da una idea de la velocidad a la que el proyecto recupera para la empresa la liquidez que ha inmovilizado al acometerlo.

24. Plan del proyecto: Es la documentación del proyecto, donde deben estar incluidas las contestaciones a cualquier pregunta que se pueda presentar durante su desarrollo, relativas a cómo hay que actuar ante determinadas circunstancias. Debe incluir descripción de todas las restricciones y riesgos que se puedan presentar, las hipótesis en las que está basado y la forma en que se va a documentar el progreso del plan y cómo se va a informar de ello.

25. Productividad: La productividad se define como la relación entre insumos y productos, en tanto que la eficiencia representa el costo por unidad de producto.

26. Reuniones de operaciones: Foro en el que se pueden tratar los problemas de los proyectos, en particular aquellos que aparecen cuando un proyecto entra en conflicto con otro.

27. Sistema de gestión del conocimiento: Base de datos de una empresa en la que se recogen sus conocimientos: explícitos e implícitos o tácitos, que los tienen las personas y que necesitan de una elaboración adecuada para integrarlos al sistema.

28. Tasa de rentabilidad interna: Tasa de documentos que igualan el valor de los desembolsos previstos con el valor de los flujos de tesorería esperados ambos actualizados.
Con este indicador en lugar de descontar los flujos de tesorería a una tasa prefijada, se obtiene aquella tasa de descuento que iguala el valor actualiza de los flujos esperados con las inversiones previstas.

29. Umbral: Valor predeterminado para un indicador de control de la gestión del proyecto. Pueden establecerse distintos grados de severidad. Cuando se sobrepasa el umbral, debe buscarse la raíz del problema, intentando paliar sus efectos.

30. Valor actualizado neto: Diferencia entre los flujos de tesorería actualizados a una tasa de interés prefijado y las inversiones actualizadas a esa misma tasa.
Un Van positivo indica que la inversión en el proyecto produce beneficios superiores a los que podrían obtenerse invirtiendo la misma cantidad a la tasa de referencia. Su valor positivo absoluto es el incremento patrimonial actualizado que experimenta la empresa para acometer el proyecto.

Bibliografía

Díaz Martín, Ángel. (2007). David y Goliat, Iniciación del Proyecto. México: Alfaomega Grupo Editor.